Se alguma vez não conseguiu preparar-se a tempo ou cumprir um prazo, é possível que tenha sido vítima de um erro de planeamento. Esta é uma das distorções cognitivas mais comuns. Cometemos este erro apesar de sabermos que, no passado, demorámos mais tempo. Isto acontece porque somos demasiado optimistas em relação às nossas capacidades e subestimamos a probabilidade de circunstâncias imprevistas.
Por exemplo, uma casa só será construída a tempo se as entregas não se atrasarem, os trabalhadores não faltarem ao trabalho e o tempo estiver perfeito. Há sempre a possibilidade de algo correr mal. Normalmente esquecemo-nos disso e estabelecemos prazos impossíveis. Normalmente esquecemo-nos disso e estabelecemos prazos impossíveis. Mas se tiver em mente este erro de pensamento, pode evitar consequências negativas.
1. Não ceda ao impulso de tratar apenas de assuntos urgentes
As distracções e os pequenos assuntos urgentes prejudicam a concentração durante quase meia hora e a produtividade é afetada. Por isso, o seu sucesso depende muito da sua capacidade de distinguir entre tarefas urgentes e importantes.
As coisas importantes raramente são urgentes, e as coisas urgentes raramente são importantes.
Os assuntos urgentes requerem atenção imediata. Normalmente são chamadas telefónicas, reuniões, tarefas com prazos. As importantes ajudam a atingir objectivos a longo prazo e a concluir projectos sérios. Infelizmente, normalmente deixamo-las em espera e ocupamo-nos das coisas urgentes. Isto dá-nos uma sensação de produtividade, mas, na realidade, não estamos a aproximar-nos dos nossos objectivos principais.
Limite o seu tempo em tarefas urgentes sem importância, como lidar com e-mails, e concentre-se nas coisas importantes.
2. Divida as grandes tarefas em pequenos passos
Quanto maior for o número de itens no seu projeto, maiores são as probabilidades de algo correr mal. Pense em todas as etapas e crie um plano de ação passo a passo. Depois, estabeleça prazos. Atribua meia hora ou uma hora para completar um passo. Se a tarefa for demasiado grande e uma hora não for suficiente, divida-a em tarefas mais pequenas.
